kontakt 01/2018

38 VSE kontakt | Meine VSE ... DieseAbteilung betreut die gesamt VSE-Gruppe… … mit insgesamt neun Tochterge­ sellschaften. Eine der wesentlichen Aufgaben ist die Bearbeitung von Rechnungen, so dass diese bis zum vereinbartenZahlungszeitpunkt pünkt­ lich an die Lieferanten ausgezahlt werden können. Dafür wurde bereits 2006 ein System zur automatisierten Rechnungsverarbeitung eingeführt, das in seiner aktuellen Version als xFlow bekannt und im Einsatz ist. Die Rechnungen kommen entweder als PDF per Mail oder in Papierform über den Postweg, werden eingescannt und archiviert. Gestern und heute … In Zahlen ausgedrückt wird die Ent­ wicklung seit der Systemeinführung sehr deutlich. 2004bearbeitetensechs Mitarbeiter rund 30.000 Rechnungen pro Jahr, heute sind es rund 80.000. Die zu betreuenden Gesellschaften der VSE-Gruppe verdreifachte sich auf neun. Die täglichen Hindernisse… In der Praxis gibt es einige Hürden, die es bis zur Zahlung zu überwinden gilt, zunächst einmal einige sehr for­ male: So hat der Gesetzgeber strenge Vorgaben erlassen, beispielsweise das Steuerrecht. Hier reichen schon kleine Fehler z. B. in der Rechnungsadresse aus und die Rechnungmuss zur Korrek­ tur an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Ansonsten könnte es für uns alsRechnungsempfänger teuerwerden (bis zu 6-stelligen Beträgen), da das Finanzamt die Erstattung der ausge­ wiesenen Umsatzsteuer verweigern kann. 2017 mussten z. B. über 5.000 Rechnungen gelöscht werden, weil etwas nicht in Ordnung war. Das Alltagsgeschäft im Überblick Der Eingang aller Rechnungen wird zuerst im Büroservice (KM-BS) bear­ beitet. Vondort gehendie Rechnungen in Papierform zur Kreditorenbuchhal­ tung. Kurz gesagt, KR-KB überwacht den Rechnungsdurchlauf und nutzt dabei die Mailfunktion von xFlow, indem die User zweimal täglich per Mail auf die zu bearbeitenden Rechnungen hingewie­ senwerden. Kann eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt werden, können die Folgen teuer werden. So kann es unter anderemzu Skontoverlusten kommen, auch können Rabatte oder Boni ver­ loren gehen, bis hin zu schädigenden Schufa-Einträgen. Deshalb appelliert KR immer wieder an alle Zuständigen, die Rechnungen im System zeitnah zu bearbeiten. Rẹch·nung Substantiv [die] Eine Rechnung, österreichisch und schweizerisch, sonst veraltet, auch Faktura, ist als Dokument eine gegliederte Aufstellung über die Forderung eines Entgel- tes für eine Leistung, wobei die Bezeichnung des Dokumentes als Rechnung entbehrlich ist (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Durch sie ist der Schuldner in der Lage, eine . Nachprüfung der Forderung vorzunehmen,[3] weshalb aus ihr konkret.. In der Reihe „Mein Job, meine VSE“ haben wir in den letzten Jahren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der VSE- Gruppe vorgestellt, die sich in besonderer Weise mit dem Unternehmen identifizieren. Diese Reihe wollen wir nun erweitern und Ihnen in den nächsten kontakt-Ausgaben ganze Abteilungen der VSE vorstellen. Den Auftakt macht heute die „Kaufmännische Rechnungs­ prüfung und Kreditorenbuchhaltung“, kurz KR-KB.